Privatumo politika: renginio registracija ir bilietų pirkimas
Privacy Policy: Event Registration & Ticket Purchase
Turinys
- Kas esame ir ką apima ši politika
- Esmė: kas sprendžia, kas atsako
- Kokius duomenis renkame
- Bilietų pirkimas ir apmokėjimas
- Atvykimo registracija, kioskai ir kortelių spausdinimas
- Kontaktų mezgimas ir dalyvio profilio matomumas
- Slapukai ir panašios technologijos
- Teisiniai duomenų tvarkymo pagrindai
- Kam perduodame duomenis: gavėjai ir subtvarkytojai
- Duomenų perdavimas už Europos Sąjungos ribų
- Kiek laiko saugome duomenis
- Nepilnamečių duomenys
- Kai VeloxEntry veikia kaip savarankiškas valdytojas: sava rinkodara
- Duomenų saugumas
- Jūsų teisės
- Skundai priežiūros institucijai
- Automatizuoti sprendimai ir profiliavimas
- Politikos pakeitimai
- Kontaktai
Contents
- Who we are and what this policy covers
- The essence: who decides, who is responsible
- What data we collect
- Ticket purchase and payment
- Check-in, kiosks and badge printing
- Networking and participant profile visibility
- Cookies and similar technologies
- Legal bases for processing
- Who we share data with: recipients and sub-processors
- International data transfers
- How long we keep data
- Children's data
- When VeloxEntry acts as an independent controller: our own marketing
- Data security
- Your rights
- Complaints to a supervisory authority
- Automated decision-making and profiling
- Changes to this policy
- Contact
1. Kas esame ir ką apima ši politika
Šią politiką parengė ir teikia MB „Velox Entry", juridinio asmens kodas 307622100, buveinės adresas Islandijos g. 6, Vilnius, Lietuva. Toliau šioje politikoje bendrovė vadinama „VeloxEntry" arba „mes". Susisiekti galite el. paštu info@veloxentry.com, tel. +370 672 96633, darbo dienomis I–V 9:00–18:00 Lietuvos laiku.
VeloxEntry kuria ir valdo programinę platformą, skirtą renginių registracijai, bilietų pardavimui, atvykimo registracijai, kortelių spausdinimui, kontaktų mezgimui ir renginio analitikai. Toliau ji vadinama Platforma. Konkretų renginį rengia ir už jį atsako atskiras Organizatorius: juridinis ar fizinis asmuo, kuris naudoja Platformą savo renginiui administruoti.
Ši politika taikoma, kai Jūs, kaip renginio dalyvis ar bilieto pirkėjas (toliau vadinamas „dalyviu" arba „Jumis"), registruojatės į renginį, perkate bilietą, dalyvaujate atvykimo registracijos procese, naudojatės kontaktų mezgimo funkcijomis arba kitaip pateikiate savo asmens duomenis per Platformą. Nesvarbu, ar tai daroma per registracijos formą, mobiliąją programėlę, savitarnos kioską ar Organizatoriaus svetainę, kurioje įdiegta Platforma.
Ši politika netaikoma Organizatoriaus, kaip juridinio asmens ir VeloxEntry kliento, duomenims paslaugų sutarties kontekste (Platformos prenumerata, sąskaitos, susirašinėjimas). Tie santykiai reglamentuojami atskira Paslaugų teikimo sutartimi ir jos BDAR 28 str. duomenų tvarkymo priedu, sudarytu tarp VeloxEntry ir Organizatoriaus.
1. Who we are and what this policy covers
This policy is issued by MB „Velox Entry", legal entity code 307622100, registered office at Islandijos g. 6, Vilnius, Lithuania. It is referred to below as "VeloxEntry" or "we". Contact us at info@veloxentry.com, phone +370 672 96633, Mon-Fri 9:00-18:00 Lithuanian time.
VeloxEntry builds and operates a software platform for event registration, ticket sales, check-in, badge printing, networking and event analytics, referred to below as the Platform. Each specific event is run by, and is the responsibility of, a separate Organizer: a legal or natural person who uses the Platform to administer their event.
This policy applies whenever you, as an event participant or ticket buyer ("you", "participant"), register for an event, purchase a ticket, take part in the check-in process, use networking features, or otherwise submit personal data through the Platform. This applies whether via a registration form, mobile app, self-service kiosk, or the Organizer's own website with the Platform embedded.
This policy does not cover the Organizer's own data as a legal entity and VeloxEntry customer in the context of the service agreement (subscription, invoicing, correspondence). That relationship is governed by a separate Service Agreement and its GDPR Article 28 data processing addendum concluded between VeloxEntry and the Organizer.
2. Esmė: kas sprendžia, kas atsako
VeloxEntry yra platformos teikėjas. Renginio registracijos ir bilietų duomenys techniškai laikomi VeloxEntry sistemose, tačiau daugeliu atvejų mes veikiame kaip duomenų tvarkytojas (BDAR 4 str. 8 p.) pagal konkretaus Organizatoriaus nurodymus. Tai reiškia:
- Organizatorius nusprendžia, kokius duomenų laukus rinkti registracijos formoje (pavyzdžiui, ar prašyti mitybos ypatumų, telefono, pareigų, sveikatos duomenų dalyvavimui pritaikyti), kokį teisinį pagrindą tam taikyti, ar duomenis naudoti pakartotinei rinkodarai, kam juos atskleisti (pavyzdžiui, rėmėjams) ir kiek laiko saugoti po renginio, jeigu tai ilgiau nei Platformos numatytasis laikotarpis.
- VeloxEntry vykdo Organizatoriaus nurodymus techniškai: talpina duomenis, užtikrina jų saugumą, leidžia Organizatoriui juos peržiūrėti, eksportuoti ir ištrinti savo valdymo skydelyje, ir netvarko jų savo tikslais be atskiro teisinio pagrindo (žr. 13 skyrių).
- Jei manote, kad konkretus renginys rinko duomenis, kurių neturėjo teisės rinkti, arba naudojo juos ne tuo tikslu, apie kurį buvote informuotas, pirmiausia kreipkitės į to renginio Organizatorių. Būtent jis, o ne VeloxEntry, sprendžia dėl duomenų rinkimo teisėtumo ir tikslo. Kontaktus rasite renginio registracijos puslapyje arba bilieto patvirtinimo laiške.
Toliau esanti lentelė parodo, kas atsakingas už kiekvieną konkrečią veiklą:
| Veikla | Kas sprendžia tikslą ir priemones | VeloxEntry vaidmuo |
|---|---|---|
| Registracijos formos laukai, jų būtinumas | Organizatorius | Tvarkytojas |
| Bilieto kaina, kiekiai, kvietimų sąrašai | Organizatorius | Tvarkytojas |
| Mokėjimo apdorojimas per Maksekeskus | Maksekeskus AS, nepriklausomas valdytojas mokėjimo operacijai | Tarpininkas, tvarkytojas |
| Atvykimo registracija, QR arba RFID skenavimas, kortelės spausdinimas | Organizatorius nustato taisykles, VeloxEntry vykdo techniškai | Tvarkytojas |
| Dalyvio profilio matomumas kitiems dalyviams | Organizatorius įjungia funkciją, dalyvis pasirenka rodyti | Tvarkytojas |
| Platformos slapukai analitikai ir rinkodarai | VeloxEntry | Valdytojas |
| Platformos saugumas, sukčiavimo prevencija, sisteminiai žurnalai | VeloxEntry | Valdytojas |
| VeloxEntry savi rinkodaros laiškai dalyviams, žr. 13 sk. | VeloxEntry | Valdytojas |
| Buhalterinė apskaita, VeloxEntry sąskaitos Organizatoriui | VeloxEntry | Valdytojas |
2. The essence: who decides, who is responsible
VeloxEntry is the platform provider. Event registration and ticket data is technically stored on VeloxEntry systems, but in most cases we act as a data processor (GDPR Art. 4(8)) following the instructions of a specific Organizer. This means:
- The Organizer decides which fields to collect on a registration form (for example whether to ask for dietary needs, phone number, job title, or accessibility/health data), what legal basis applies, whether to reuse the data for remarketing, who to disclose it to (for example sponsors), and how long to keep it after the event if longer than the Platform's default period.
- VeloxEntry carries out the Organizer's instructions technically: hosts the data, keeps it secure, lets the Organizer view, export and delete it via their dashboard, and does not process it for our own purposes without a separate legal basis (see Section 13).
- If you believe a specific event collected data it had no right to collect, or used it for a purpose you weren't informed of, first contact that event's Organizer. It is the Organizer, not VeloxEntry, who decides on the lawfulness and purpose of the collection. Contact details are on the event's registration page or your ticket confirmation email.
The table below shows who is accountable for each specific activity:
| Activity | Who decides purpose and means | VeloxEntry's role |
|---|---|---|
| Registration form fields, whether mandatory | Organizer | Processor |
| Ticket price, quantities, invite lists | Organizer | Processor |
| Payment processing via Maksekeskus | Maksekeskus AS, independent controller for the payment transaction | Intermediary, processor |
| Check-in, QR or RFID scanning, badge printing | Organizer sets the rules, VeloxEntry executes technically | Processor |
| Participant profile visibility to other participants | Organizer enables the feature, participant chooses to display | Processor |
| Platform cookies for analytics and marketing | VeloxEntry | Controller |
| Platform security, fraud prevention, system logs | VeloxEntry | Controller |
| VeloxEntry's own marketing emails to participants, see Sec. 13 | VeloxEntry | Controller |
| Accounting, VeloxEntry's invoices to the Organizer | VeloxEntry | Controller |
3. Kokius duomenis renkame
Konkretus renkamų duomenų sąrašas priklauso nuo to, kokius laukus registracijos formoje įjungė Organizatorius. Žemiau nurodytos kategorijos, kurios pasitaiko dažniausiai, ir jų naudojimo vieta.
| Etapas | Įprasti duomenys | Pastaba |
|---|---|---|
| Registracija | Vardas, pavardė, el. paštas, telefonas, įmonė, pareigos | El. paštas ir vardas paprastai privalomi, kad būtų galima pristatyti bilietą ar kvietimą |
| Registracija, papildomi laukai | Mitybos ypatumai, prieinamumo poreikiai, marškinėlių dydis, laisvos formos komentarai | Gali priklausyti specialiųjų kategorijų duomenims (žr. toliau). Organizatoriaus atsakomybė nustatyti teisinį pagrindą |
| Bilieto pirkimas | Sąskaitos vardas ir pavardė arba įmonės rekvizitai, el. paštas, užsakymo suma, mokėjimo būdo tipas | Pilnas kortelės numeris VeloxEntry sistemose nesaugomas. Jį tvarko Maksekeskus arba bankas |
| Atvykimo registracija | Bilieto ar registracijos QR arba RFID identifikatorius, atvykimo laikas, zonos, į kurias suteikta prieiga | Nuotraukos ar veido atpažinimo duomenys nerenkami. Žr. 5 skyrių |
| Kontaktų mezgimas, jei įjungta | Viešinamas vardas, įmonė, pareigos, nuotrauka, jei pateikta, susitikimo užklausų žurnalas | Matoma tik kitiems to renginio dalyviams, tik jei pats dalyvis įjungė matomumą |
| Techniniai ir analitikos duomenys | IP adresas, naršyklės tipas, įrenginio identifikatorius, puslapio peržiūros, slapukų identifikatoriai | Renkama VeloxEntry kaip valdytojo, tik gavus sutikimą dėl slapukų, žr. 7 sk. |
| Pagalbos susirašinėjimas | El. laiškų turinys, priedai, kontaktiniai duomenys | Kai kreipiatės tiesiogiai į VeloxEntry pagalbos komandą |
3. What data we collect
The exact list of data collected depends on which fields the Organizer enabled on the registration form. Below are the categories that occur most often, and where each is used.
| Stage | Typical data | Note |
|---|---|---|
| Registration | First and last name, email, phone, company, job title | Email and name are usually required to deliver the ticket or invite |
| Registration, optional fields | Dietary needs, accessibility needs, t-shirt size, free-text comments | May qualify as special category data, see below. It's the Organizer's responsibility to establish the basis |
| Ticket purchase | Billing name or company details, email, order amount, payment method type | Full card numbers are never stored in VeloxEntry systems. They are handled by Maksekeskus or the bank |
| Check-in | Ticket or registration QR or RFID identifier, arrival time, zones granted access | No photos or facial-recognition data are collected. See Section 5 |
| Networking, if enabled | Public name, company, job title, photo if provided, meeting-request log | Only visible to other participants of that event, and only if the participant opted to be visible |
| Technical and analytics data | IP address, browser type, device identifier, page views, cookie identifiers | Collected by VeloxEntry as controller, only where cookie consent was given, see Sec. 7 |
| Support correspondence | Email content, attachments, contact details | When you contact VeloxEntry support directly |
4. Bilietų pirkimas ir apmokėjimas
Bilietų mokėjimai apdorojami per Maksekeskus AS Lietuvos filialą (Konstitucijos pr. 21A, LT-08105 Vilnius, į. k. 307639352), Estijoje licencijuotos mokėjimo įstaigos Maksekeskus AS filialą. Priklausomai nuo pasirinkto būdo, mokėjimas atliekamas tiesiogiai per Jūsų banką (Swedbank, SEB, Luminor) arba per mokėjimo inicijavimo paslaugą (Artea, Citadele).
Kai mokate, Jūsų mokėjimo duomenis (kortelės numerį, saugos kodą, banko prisijungimus) tiesiogiai gauna ir tvarko Maksekeskus arba Jūsų bankas, o ne VeloxEntry. VeloxEntry serveriuose pilnas kortelės numeris niekada nesaugomas. VeloxEntry gauna tik patvirtinimą, kad mokėjimas įvyko, sumą, valiutą ir užsakymo numerį. Dėl pačios mokėjimo operacijos duomenų tvarkymo žiūrėkite Maksekeskus privatumo politiką.
4. Ticket purchase and payment
Ticket payments are processed via Maksekeskus AS Lithuanian branch (Konstitucijos pr. 21A, LT-08105 Vilnius, reg. no. 307639352), the Lithuanian branch of Estonia-licensed payment institution Maksekeskus AS. Depending on the method chosen, payment is made directly via your bank (Swedbank, SEB, Luminor) or via a payment initiation service (Artea, Citadele).
When you pay, your payment details (card number, security code, online banking credentials) are received and processed directly by Maksekeskus or your bank, not by VeloxEntry. Full card numbers are never stored on VeloxEntry servers. VeloxEntry only receives confirmation that payment succeeded, the amount, currency, and order number. For the payment transaction's own data processing, see Maksekeskus's privacy policy.
5. Atvykimo registracija, kioskai ir kortelių spausdinimas
VeloxEntry savitarnos kioskuose įrenginys turi integruotą kamerą, tačiau šiuo metu ji atvykimo registracijos procese nenaudojama dalyvio nuotraukai fiksuoti ar veido atpažinimui. Registracijos ar bilieto patvirtinimo metu Jums sugeneruojamas unikalus QR arba RFID identifikatorius. Kioske:
- nuskaitomas QR kodas iš Jūsų bilieto, telefone arba atspausdinto;
- identifikatorius sutikrinamas su registracijos įrašu Platformoje;
- atspausdinama fizinė identifikacinė kortelė su Organizatoriaus pasirinktais laukais, dažniausiai vardu, įmone, pareigomis. Kortelės formatas ir dydis priklauso nuo konkretaus renginio;
- užfiksuojamas atvykimo laikas ir, jei taikoma, zona, į kurią suteikta prieiga.
Jei ateityje konkretus renginys pradės naudoti papildomas kiosko funkcijas, pavyzdžiui nuotraukos fiksavimą kortelei, apie tai Organizatorius turi informuoti dalyvius atskirai prieš renginį, o ši politika bus atitinkamai atnaujinta.
5. Check-in, kiosks and badge printing
VeloxEntry self-service kiosks have a built-in camera, but it is not currently used in the check-in process to capture a participant's photo or for facial recognition. At registration or ticket confirmation you are issued a unique QR or RFID identifier. At the kiosk:
- the QR code is scanned from your ticket, on your phone or printed;
- the identifier is matched against your registration record on the Platform;
- a physical badge is printed with the fields the Organizer chose to include, typically name, company, job title. Badge format and size vary by event;
- the arrival time and, where applicable, the zone you were granted access to, are logged.
If a specific event begins using additional kiosk functionality in the future, for example capturing a photo for the badge, the Organizer must inform participants separately before the event, and this policy will be updated accordingly.
6. Kontaktų mezgimas ir dalyvio profilio matomumas
Jei Organizatorius įjungė kontaktų mezgimo funkciją, galite pasirinkti rodyti savo profilį (vardą, įmonę, pareigas, nuotrauką) kitiems to paties renginio dalyviams, siųsti ir gauti susitikimo užklausas bei keistis kontaktais programėlėje. Ši funkcija visada yra savanoriška. Jei jos neįjungiate, Jūsų profilis kitiems dalyviams nerodomas.
Renginio metu Organizatoriaus valdymo skydelyje Organizatorius gali matyti apibendrintus, agreguotus kontaktų mezgimo aktyvumo rodiklius, pavyzdžiui kiek susitikimo užklausų išsiųsta, bet ne asmeninių pokalbių turinį.
6. Networking and participant profile visibility
If the Organizer enabled the networking feature, you can choose to display your profile (name, company, job title, photo) to other participants of the same event, send and receive meeting requests, and exchange contacts in the app. This feature is always opt-in. If you do not enable it, your profile is not shown to other participants.
During the event, the Organizer's dashboard may show aggregated networking activity metrics, for example how many meeting requests were sent, but not the content of private conversations.
7. Slapukai ir panašios technologijos
Registracijos ir bilietų pirkimo puslapiuose naudojame slapukus ir panašias technologijas. Prieš uždedant bet kokius neprivalomus slapukus, rodomas sutikimo langas, valdomas svetainėje integruotos slapukų sutikimo valdymo priemonės.
| Kategorija | Paskirtis | Ar reikalingas sutikimas |
|---|---|---|
| Būtinieji | Sesijos palaikymas, registracijos ar atsiskaitymo eiga, saugumas, slapukų pasirinkimo įsiminimas | Ne. Būtini paslaugai suteikti |
| Analitiniai, pavyzdžiui Google Analytics 4 | Registracijos ir atsiskaitymo proceso naudojimo statistika, klaidų aptikimas | Taip |
| Rinkodaros, pavyzdžiui Meta Pixel | Reklamos efektyvumo matavimas, pakartotinė rinkodara | Taip |
Savo pasirinkimą galite bet kada pakeisti per slapukų nustatymų nuorodą svetainės apačioje. Atšaukus sutikimą, analitiniai ir rinkodaros slapukai daugiau nebeuždedami, o jau surinkti duomenys nebenaudojami tolesnei analizei, kiek tai techniškai įmanoma.
7. Cookies and similar technologies
We use cookies and similar technologies on registration and ticket-purchase pages. Before any non-essential cookies are set, a consent banner is shown, managed by the cookie consent tool integrated into the website.
| Category | Purpose | Consent required |
|---|---|---|
| Strictly necessary | Session handling, registration or checkout flow, security, remembering your cookie choice | No. Necessary to provide the service |
| Analytics, for example Google Analytics 4 | Registration and checkout usage statistics, error detection | Yes |
| Marketing, for example Meta Pixel | Ad performance measurement, remarketing | Yes |
You can change your choice at any time via the cookie settings link in the website footer. Once consent is withdrawn, analytics and marketing cookies are no longer set, and already-collected data is no longer used for further analysis to the extent technically feasible.
8. Teisiniai duomenų tvarkymo pagrindai
Kadangi VeloxEntry ir Organizatorius atlieka skirtingus vaidmenis, teisiniai pagrindai skiriasi priklausomai nuo to, kas duomenis tvarko:
- Organizatorius (registracija, bilietas, kortelė, kontaktų mezgimo turinys): paprastai sutarties su Jumis vykdymas (BDAR 6 str. 1 d. b p.), kad galėtų suteikti bilietą ir įleisti į renginį. Kai kuriems papildomiems laukams, tokiems kaip mityba, sveikata, rinkodara, taikomas Jūsų atskiras sutikimas (BDAR 6 str. 1 d. a p. arba 9 str. 2 d. a p.).
- VeloxEntry kaip tvarkytojas: veikia pagal Organizatoriaus sutartinį pavedimą (Paslaugų sutartis ir BDAR 28 str. priedas), atskiro Jūsų sutikimo VeloxEntry šiam tikslui nereikia.
- VeloxEntry kaip valdytojas, saugumas ir sukčiavimo prevencija: teisėtas interesas (BDAR 6 str. 1 d. f p.) užtikrinti Platformos ir visų Organizatorių duomenų saugumą.
- VeloxEntry kaip valdytojas, analitikos ir rinkodaros slapukai: Jūsų sutikimas (BDAR 6 str. 1 d. a p.), derinamas su Lietuvos Respublikos elektroninių ryšių įstatymo reikalavimais dėl slapukų.
- VeloxEntry kaip valdytojas, sava rinkodara: Jūsų atskiras sutikimas, žr. 13 sk.
- VeloxEntry kaip valdytojas, apskaita: teisinė prievolė (BDAR 6 str. 1 d. c p.) pagal Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymą.
8. Legal bases for processing
Because VeloxEntry and the Organizer play different roles, the legal basis differs depending on who is processing the data:
- Organizer (registration, ticket, badge, networking content): typically performance of a contract with you (GDPR Art. 6(1)(b)), to issue your ticket and admit you to the event. For certain optional fields, such as dietary, health, marketing, your separate consent applies (GDPR Art. 6(1)(a) or Art. 9(2)(a)).
- VeloxEntry as processor: acts under the Organizer's contractual instruction (Service Agreement and GDPR Art. 28 addendum). No separate consent from you is required for VeloxEntry for this purpose.
- VeloxEntry as controller, security and fraud prevention: legitimate interest (GDPR Art. 6(1)(f)) in keeping the Platform and all Organizers' data secure.
- VeloxEntry as controller, analytics and marketing cookies: your consent (GDPR Art. 6(1)(a)), combined with the Lithuanian Law on Electronic Communications' cookie requirements.
- VeloxEntry as controller, our own marketing: your separate consent, see Section 13.
- VeloxEntry as controller, accounting: legal obligation (GDPR Art. 6(1)(c)) under the Lithuanian Law on Accounting.
9. Kam perduodame duomenis: gavėjai ir subtvarkytojai
Duomenis atskleidžiame tik tiek, kiek būtina Platformai veikti arba renginiui administruoti. Pagrindinės kategorijos:
| Subjektas | Vaidmuo | Buveinė ar vieta |
|---|---|---|
| Renginio Organizatorius | Duomenų valdytojas registracijos ir bilieto duomenims | Priklauso nuo konkretaus renginio |
| Maksekeskus AS Lietuvos filialas | Mokėjimo įstaiga, nepriklausomas valdytojas mokėjimo operacijai | Estija, Europos Sąjunga |
| Duomenų bazių ir failų talpinimo paslaugų teikėjas | Subtvarkytojas | Europos Sąjunga |
| El. laiškų ir SMS žinučių siuntimo paslaugos teikėjas | Subtvarkytojas, bilietų ir priminimų pristatymas | Europos Sąjunga |
| Slapukų sutikimo valdymo priemonės teikėjas | Subtvarkytojas, sutikimo žurnalų saugojimas | Europos Sąjunga |
| Google Ireland Limited, Google Analytics 4 | Subtvarkytojas, svetainės analitika | Airija, taip pat Jungtinės Amerikos Valstijos, žr. 10 sk. |
| Meta Platforms Ireland Ltd, Meta Pixel | Bendras valdytojas ir subtvarkytojas, reklamos matavimas | Airija, taip pat Jungtinės Amerikos Valstijos, žr. 10 sk. |
| Priežiūros ir teisėsaugos institucijos | Gavėjas pagal teisinę prievolę | Lietuva, Europos Sąjunga |
Su kiekvienu subtvarkytoju, kuris tvarko duomenis mūsų vardu, turime sudarę BDAR 28 straipsnio reikalavimus atitinkančią duomenų tvarkymo sutartį. Atnaujintą subtvarkytojų sąrašą galite gauti parašę el. paštu info@veloxentry.com.
9. Who we share data with: recipients and sub-processors
We disclose data only to the extent necessary to run the Platform or administer the event. The main categories are:
| Party | Role | Location |
|---|---|---|
| Event Organizer | Data controller for registration and ticket data | Depends on the specific event |
| Maksekeskus AS Lithuanian branch | Payment institution, independent controller for the payment transaction | Estonia, European Union |
| Database and file hosting provider | Sub-processor | European Union |
| Email and SMS delivery provider | Sub-processor, delivery of tickets and reminders | European Union |
| Cookie consent management provider | Sub-processor, storing consent logs | European Union |
| Google Ireland Limited, Google Analytics 4 | Sub-processor, website analytics | Ireland, and the United States, see Sec. 10 |
| Meta Platforms Ireland Ltd, Meta Pixel | Joint controller and sub-processor, ad measurement | Ireland, and the United States, see Sec. 10 |
| Supervisory and law-enforcement authorities | Recipient under legal obligation | Lithuania, European Union |
With every sub-processor who processes data on our behalf, we have a data processing agreement in place that meets the requirements of GDPR Article 28. An up-to-date list of sub-processors is available on request at info@veloxentry.com.
10. Duomenų perdavimas už Europos Sąjungos ribų
Didžioji dalis registracijos ir bilietų duomenų tvarkoma serveriuose, esančiuose Europos Sąjungoje. Analitikos ir rinkodaros įrankiai (Google Analytics 4, Meta Pixel) gali perduoti duomenis į Jungtines Amerikos Valstijas.
Toks perdavimas grindžiamas Europos Komisijos 2023 m. liepos 10 d. priimtu sprendimu dėl tinkamo duomenų apsaugos lygio pagal Europos Sąjungos ir Jungtinių Amerikos Valstijų duomenų privatumo bendrąjį susitarimą, prie kurio yra prisijungusios abi bendrovės. Kur taikytina, papildomai naudojamos Europos Komisijos patvirtintos standartinės sutarčių sąlygos kaip papildoma apsauga. VeloxEntry seka šios srities teisinius pokyčius ir prireikus atnaujins šią politiką bei pritaikytas apsaugos priemones.
10. International data transfers
Most registration and ticket data is processed on servers located in the European Union. Analytics and marketing tools (Google Analytics 4, Meta Pixel) may transfer data to the United States.
Such a transfer is based on the European Commission's adequacy decision of 10 July 2023 for the EU-U.S. Data Privacy Framework, to which both companies are certified. Where applicable, European Commission-approved Standard Contractual Clauses are additionally used as a further safeguard. VeloxEntry follows legal developments in this area and will update this policy and the safeguards applied where necessary.
11. Kiek laiko saugome duomenis
Saugojimo trukmę registracijos ir bilieto duomenims pirmiausia nustato Organizatorius kaip valdytojas. Jis gali savo valdymo skydelyje bet kada anksčiau ištrinti konkretaus renginio duomenis arba paprašyti VeloxEntry tai padaryti. Jei Organizatorius atskiro laikotarpio nenurodo, taikomi šie numatytieji terminai:
| Duomenų kategorija | Numatytasis terminas | Pagrindas |
|---|---|---|
| Registracijos ir bilieto duomenys aktyviame renginyje | Iki renginio pabaigos ir dar 90 dienų | Organizatoriaus administravimo poreikiai po renginio, ataskaitos, ginčai |
| Duomenys po Organizatoriaus paskyros ar sutarties pabaigos | 90 dienų, po to ištrinama arba grąžinama Organizatoriui | Suderinta su Paslaugų sutarties sąlygomis |
| Mokėjimo operacijos metaduomenys (suma, data, užsakymo numeris) | 10 metų | Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymas, apskaitos dokumentų saugojimas |
| Pilnas kortelės numeris, saugos kodas | Netaikoma | Nesaugoma VeloxEntry sistemose |
| Slapukų ir analitikos identifikatoriai | Iki 14 mėnesių arba iki sutikimo atšaukimo | Google Analytics 4 numatytieji nustatymai |
| Sistemos saugumo ir prieigos žurnalai | 12 mėnesių | VeloxEntry teisėtas interesas tirti incidentus |
| Pagalbos susirašinėjimas | 24 mėnesiai nuo paskutinio susirašinėjimo | Kokybės užtikrinimas, pasikartojančių problemų sekimas |
| Sutikimo įrašai (kada, kokiam tekstui buvo duotas sutikimas) | Iki 3 metų, saugoma net atšaukus patį sutikimą | Atskaitomybės principas (BDAR 5 str. 2 d.), įrodymas, kad sutikimas buvo gautas teisėtai |
Pasibaigus terminui, duomenys ištrinami arba negrįžtamai anonimizuojami taip, kad nebebūtų galimybės susieti jų su konkrečiu asmeniu.
11. How long we keep data
The retention period for registration and ticket data is primarily set by the Organizer as controller. They can delete a specific event's data earlier at any time via their dashboard, or ask VeloxEntry to do so. If the Organizer does not specify a separate period, the following default terms apply:
| Data category | Default period | Basis |
|---|---|---|
| Registration and ticket data for an active event | Until event end, plus 90 days | Organizer's post-event administrative needs, reporting, disputes |
| Data after Organizer's account or contract ends | 90 days, then deleted or returned to the Organizer | Aligned with the Service Agreement terms |
| Payment transaction metadata (amount, date, order number) | 10 years | Lithuanian Law on Accounting, retention of accounting records |
| Full card number, security code | Not applicable | Not stored in VeloxEntry systems |
| Cookie and analytics identifiers | Up to 14 months or until consent is withdrawn | Google Analytics 4 default settings |
| System security and access logs | 12 months | VeloxEntry's legitimate interest in investigating incidents |
| Support correspondence | 24 months from the last exchange | Quality assurance, tracking recurring issues |
| Consent records (when, for what wording consent was given) | Up to 3 years, kept even after the consent itself is withdrawn | Accountability principle (GDPR Art. 5(2)), evidence that consent was lawfully obtained |
Once a period expires, data is deleted or irreversibly anonymised so that it can no longer be linked to a specific individual.
12. Nepilnamečių duomenys
Kai kuriuose renginiuose gali dalyvauti nepilnamečiai, pavyzdžiui šeimos, mokymo įstaigų ar bendruomenių renginiuose. VeloxEntry pati nevykdo amžiaus patikros registracijos metu, nebent Organizatorius atskirai užsisako tokią funkciją kaip papildomą paslaugą. Amžiaus tikrinimas ir tinkamo teisinio pagrindo užtikrinimas yra Organizatoriaus, kaip valdytojo, atsakomybė.
Jei manote, kad Jūsų nepilnametis vaikas užsiregistravo be tinkamo tėvų sutikimo, kreipkitės tiesiogiai į renginio Organizatorių dėl duomenų ištrynimo. Jei per protingą laiką negaunate atsakymo, galite kreiptis į VeloxEntry adresu info@veloxentry.com, ir mes, kaip tvarkytojas, informuosime Organizatorių bei padėsime užtikrinti duomenų ištrynimą.
12. Children's data
Some events may involve minors, for example family, school, or community events. VeloxEntry itself does not perform age verification at registration, unless the Organizer separately orders such a feature as an add-on. Age verification and ensuring an appropriate legal basis is the Organizer's responsibility as controller.
If you believe your minor child registered without appropriate parental consent, contact the event Organizer directly to request deletion of the data. If you do not receive a response within a reasonable time, you may contact VeloxEntry at info@veloxentry.com, and we, as processor, will notify the Organizer and help ensure the data is deleted.
13. Kai VeloxEntry veikia kaip savarankiškas valdytojas: sava rinkodara
Šis skyrius yra viena svarbiausių šios politikos dalių, nes čia VeloxEntry nustoja būti vien tvarkytoju ir tampa savarankišku duomenų valdytoju.
Jei sutinkate, VeloxEntry gali Jums siųsti:
- informaciją apie kitus renginius, vykstančius Platformoje, ne tik tą, kuriame registravotės;
- VeloxEntry produkto naujienas, jei esate ar buvote renginio dalyvis, pavyzdžiui naujas funkcijas, kurios pagerintų Jūsų patirtį ateityje.
VeloxEntry neparduoda ir neperduoda Jūsų kontaktinių duomenų tretiesiems asmenims rinkodaros tikslais. Kiekviename laiške yra aiški atsisakymo nuoroda, veikianti nedelsiant, pagal Lietuvos Respublikos elektroninių ryšių įstatymo ir Reklamos įstatymo reikalavimus. Sutikimo davimo laikas, tekstas ir IP adresas registruojami, kad galėtume įrodyti sutikimo teisėtumą, žr. 11 sk. dėl saugojimo termino.
Sutikimą galite atšaukti bet kada, taip pat lengvai, kaip jį davėte: per atsisakymo nuorodą laiške arba parašę info@veloxentry.com.
13. When VeloxEntry acts as an independent controller: our own marketing
This section is one of the most important parts of this policy, because here VeloxEntry stops being merely a processor and becomes an independent data controller.
If you consent, VeloxEntry may send you:
- information about other events running on the Platform, not only the one you registered for;
- VeloxEntry product news, if you are or were an event participant, for example new features that would improve your future experience.
VeloxEntry does not sell or transfer your contact details to third parties for marketing purposes. Every email includes a clear unsubscribe link that takes effect immediately, in accordance with the requirements of the Lithuanian Law on Electronic Communications and the Law on Advertising. The time, wording, and IP address at the point consent was given are logged so we can demonstrate the consent was lawfully obtained, see Sec. 11 for the retention period.
You can withdraw consent at any time, as easily as you gave it: via the unsubscribe link in the email, or by writing to info@veloxentry.com.
14. Duomenų saugumas
- Šifravimas: visas duomenų srautas tarp Jūsų naršyklės ar programėlės ir Platformos šifruojamas naudojant TLS/HTTPS.
- Prieigos kontrolė: Organizatoriaus komandos nariai mato tik savo renginio duomenis pagal jiems priskirtą rolę. VeloxEntry darbuotojai prieigą prie konkretaus Organizatoriaus duomenų turi tik techninio palaikymo atveju, pagal būtinumo principą.
- Mokėjimo duomenų tokenizavimas: pilni kortelių duomenys niekada nepasiekia VeloxEntry serverių. Juos tvarko tik Maksekeskus arba bankas.
- Atsarginės kopijos: reguliariai daromos ir šifruotai saugomos, siekiant apsisaugoti nuo duomenų praradimo.
- Subtvarkytojų patikra: su kiekvienu subtvarkytoju sudaroma BDAR 28 str. reikalavimus atitinkanti sutartis prieš pradedant bendradarbiavimą.
- Incidentų valdymas: įtarus asmens duomenų saugumo pažeidimą, VeloxEntry įvertina riziką ir, jei privaloma, informuoja Valstybinę duomenų apsaugos inspekciją per 72 valandas nuo sužinojimo (BDAR 33 str.) bei nedelsiant informuoja susijusį Organizatorių, kad jis galėtų įvertinti savo pareigą informuoti dalyvius (BDAR 34 str.).
- Kioskų duomenys vietoje: jei kioskas laikinai veikia neprisijungęs prie interneto, duomenys lokaliai saugomi šifruotai ir ištrinami iš kiosko atmintinės iš karto po sinchronizavimo su Platforma.
14. Data security
- Encryption: all data traffic between your browser or app and the Platform is encrypted using TLS/HTTPS.
- Access control: Organizer team members only see data for their own event, based on their assigned role. VeloxEntry staff only access a specific Organizer's data for technical support purposes, on a need-to-know basis.
- Payment data tokenisation: full card details never reach VeloxEntry servers. They are handled only by Maksekeskus or the bank.
- Backups: made regularly and stored encrypted, to protect against data loss.
- Sub-processor due diligence: a GDPR Art. 28-compliant agreement is signed with every sub-processor before work begins.
- Incident management: if a personal data breach is suspected, VeloxEntry assesses the risk and, where required, notifies the State Data Protection Inspectorate within 72 hours of becoming aware (GDPR Art. 33) and immediately notifies the relevant Organizer so they can assess their own duty to inform participants (GDPR Art. 34).
- On-kiosk data: if a kiosk is temporarily offline, data is stored locally in encrypted form and deleted from the kiosk's memory immediately after syncing with the Platform.
15. Jūsų teisės
Pagal BDAR 15–22 straipsnius turite šias teises: susipažinti su savo duomenimis, juos ištaisyti, ištrinti (teisė būti pamirštam), apriboti tvarkymą, perkelti duomenis, nesutikti su tvarkymu (ypač tiesioginės rinkodaros atveju, tokiu atveju tvarkymas nutraukiamas nedelsiant, be jokių sąlygų) ir teisę, susijusią su automatizuotu sprendimų priėmimu, žr. 17 sk.
| Klausimo tipas | Kam kreiptis |
|---|---|
| Registracijos ar bilieto duomenų taisymas, ištrynimas, prieiga | Pirmiausia renginio Organizatoriui, jo kontaktai nurodyti registracijos puslapyje arba bilieto laiške |
| Nežinote, kas Organizatorius, arba jis neatsako | VeloxEntry, info@veloxentry.com. Persiųsime prašymą ir padėsime |
| Slapukai, VeloxEntry sava rinkodara, Platformos paskyra | Tiesiogiai VeloxEntry, info@veloxentry.com |
Į prašymus atsakome ne vėliau kaip per 1 mėnesį nuo gavimo. Sudėtingesniais atvejais šis terminas gali būti pratęstas dar 2 mėnesiais, apie tai Jus informuojant. Prašymo nagrinėjimas yra nemokamas, išskyrus akivaizdžiai nepagrįstus ar per didelius, pavyzdžiui kartotinius, prašymus.
15. Your rights
Under GDPR Articles 15-22 you have the right to access your data, have it rectified, erased (right to be forgotten), restrict its processing, port it, object to processing (particularly for direct marketing, in which case processing stops immediately, with no conditions attached), and rights relating to automated decision-making, see Sec. 17.
| Type of request | Who to contact |
|---|---|
| Correcting, deleting, or accessing registration or ticket data | First, the event Organizer, contact details on the registration page or ticket email |
| You don't know who the Organizer is, or they don't respond | VeloxEntry, info@veloxentry.com. We will forward the request and assist |
| Cookies, VeloxEntry's own marketing, Platform account | Directly to VeloxEntry, info@veloxentry.com |
We respond to requests no later than 1 month from receipt. In more complex cases this period may be extended by a further 2 months, and we will inform you of this. Handling a request is free of charge, except for manifestly unfounded or excessive, for example repetitive, requests.
16. Skundai priežiūros institucijai
Jei manote, kad Jūsų duomenys tvarkomi neteisėtai, prieš kreipdamiesi į instituciją rekomenduojame pirmiausia pabandyti klausimą išspręsti tiesiogiai su Organizatoriumi arba VeloxEntry. Turite besąlyginę teisę bet kada pateikti skundą priežiūros institucijai:
- Lietuvoje: Valstybinė duomenų apsaugos inspekcija, L. Sapiegos g. 17, Vilnius, el. paštas ada@ada.lt, www.ada.lt.
- Kitoje Europos Sąjungos valstybėje: galite kreiptis ir į savo įprastos gyvenamosios vietos, darbo vietos arba įtariamo pažeidimo vietos valstybės narės priežiūros instituciją. BDAR suteikia teisę pasirinkti, į kurią instituciją kreiptis.
Dėl vartotojų ginčų, susijusių su pačiu pirkimu, o ne duomenų apsauga, Lietuvoje veikia Valstybinė vartotojų teisių apsaugos tarnyba, Vilniaus g. 25, Vilnius, el. paštas tarnyba@vvtat.lt.
16. Complaints to a supervisory authority
If you believe your data is being processed unlawfully, we recommend first trying to resolve the matter directly with the Organizer or VeloxEntry before contacting an authority. You have an unconditional right to lodge a complaint with a supervisory authority at any time:
- In Lithuania: the State Data Protection Inspectorate, L. Sapiegos g. 17, Vilnius, email ada@ada.lt, www.ada.lt.
- In another EU country: you may also contact the supervisory authority of your habitual residence, place of work, or the place of the alleged infringement. The GDPR gives you the choice of which authority to approach.
For consumer disputes relating to the purchase itself, rather than data protection, the State Consumer Rights Protection Authority operates in Lithuania, Vilniaus g. 25, Vilnius, email tarnyba@vvtat.lt.
17. Automatizuoti sprendimai ir profiliavimas
VeloxEntry Platformoje nenaudoja jokio automatizuoto sprendimų priėmimo, kuris sukeltų Jums teisines pasekmes ar panašų reikšmingą poveikį (BDAR 22 str.). Pavyzdžiui, bilieto kaina ar prieiga į renginį nėra automatiškai koreguojama pagal profiliavimą. Renginio analitikos valdymo skydelyje naudojami tik agreguoti, apibendrinti duomenys, pavyzdžiui bendras dalyvių srautas per valandą, kurie nėra siejami su konkrečiu asmeniu individualiais sprendimais.
17. Automated decision-making and profiling
The VeloxEntry Platform does not use any automated decision-making that produces legal effects concerning you or similarly significantly affects you (GDPR Art. 22). For example, ticket pricing or admission to an event is not automatically adjusted based on profiling. The event analytics dashboard uses only aggregated, summarised data, for example overall attendee flow per hour, which is not linked to individual decisions about a specific person.
18. Politikos pakeitimai
Šią politiką galime atnaujinti, pavyzdžiui pasikeitus teisės aktams, pridėjus naujas Platformos funkcijas arba pakeitus subtvarkytojus. Reikšmingus pakeitimus paskelbsime šiame puslapyje su atnaujinta redakcijos data ir, kai tai susiję su aktyviu renginiu, informuosime per Organizatorių arba tiesiogiai el. paštu. Rekomenduojame retkarčiais peržiūrėti šį puslapį.
18. Changes to this policy
We may update this policy, for example following a change in law, the addition of new Platform features, or a change of sub-processors. We will publish material changes on this page with an updated revision date and, where relevant to an active event, notify you via the Organizer or directly by email. We recommend checking this page from time to time.
19. Kontaktai
MB „Velox Entry", į. k. 307622100
Islandijos g. 6, Vilnius, Lietuva
El. paštas: info@veloxentry.com
Tel.: +370 672 96633
Darbo laikas: I–V 9:00–18:00
Dėl konkretaus renginio duomenų pirmiausia kreipkitės į to renginio Organizatorių, nurodytą registracijos puslapyje ar bilieto patvirtinime.
19. Contact
MB „Velox Entry", reg. no. 307622100
Islandijos g. 6, Vilnius, Lithuania
Email: info@veloxentry.com
Phone: +370 672 96633
Hours: Mon-Fri 9:00-18:00
For a specific event's data, first contact that event's Organizer, listed on the registration page or ticket confirmation.