Privacy policy for Science week 2026 – (re)search 2026
1. General Information
This Privacy Policy provides information on the processing of personal
data when registering for and participating in the series of events
taking place from 19 to 23 October.
The personal data provided during registration will be processed for the
purposes of registration administration, participant information and
communication, and event organisation.
Depending on the event for which you register, the controllers of your
personal data are the institutions listed below.
2. Data Controllers
Events on 19–20 October
Data Controller – Research Council of Lithuania (LMT)
Legal entity code: 188716281
Address: Gedimino Ave. 3, LT-01103 Vilnius, Lithuania
Email: info@lmt.lt
Tel.: +370 670 32 435
Event on 21 October
Data Controllers – Ministry of Foreign Affairs of the Republic of
Lithuania (MFA) and the State Research Institute Center for Physical
Sciences and Technology (FTMC).
Ministry of Foreign Affairs of the Republic of Lithuania
Address: J. Tumo-Vaižganto St. 2, LT-01108 Vilnius, Lithuania
Email: urm@urm.lt
Data Protection Officer:
J. Tumo-Vaižganto St. 2, LT-01108 Vilnius, Lithuania
Email: urm@urm.lt
State Research Institute Center for Physical Sciences and Technology
(FTMC)
Legal entity code: 302496128
Address: Savanorių Ave. 231, LT-02300 Vilnius, Lithuania
Email: info@ftmc.lt
Tel.: +370 645 15550
Data Protection Officer:
Savanorių Ave. 231, LT-02300 Vilnius, Lithuania
Email: dap@ftmc.lt
Event on 23 October
Data Controller – Lithuanian Academy of Sciences (LMA)
Legal entity code: 111958852
Address: Gedimino Ave. 3, LT-01102 Vilnius, Lithuania
Email: prezidiumas@lma.lt
Tel.: +370 602 653 54
Data Protection Officer:
Email: dap@lma.lt
3. VeloxEntry Registration Platform
Registration for the events is carried out using the VeloxEntry
registration platform.
VeloxEntry acts as a data processor, rather than an independent data
controller in relation to the personal data provided through this
registration form. VeloxEntry processes personal data on behalf of and
in accordance with the instructions of the relevant data controllers,
only to the extent necessary for the operation of the registration
platform, administration of registrations, and provision of related
technical services.
VeloxEntry does not use personal data provided during registration for
its own independent purposes. The relevant data controllers listed above
are responsible for determining the purposes and legal basis of personal
data processing, the scope of personal data processed, and the
applicable retention periods.
As a data processor, VeloxEntry stores and/or otherwise processes
personal data only to the extent and for the period necessary to provide
services to the data controllers and to comply with their instructions,
unless a longer retention period is required by applicable law.
4. What Personal Data Do We Process?
We process the personal data that you provide in the registration form,
which may include:
* first name and surname;
* organisation/institution represented;
* job title, where requested in the registration form;
* email address;
* telephone number, where requested in the registration form;
* information about the event or events selected;
* any other information provided in the registration form that is
necessary for the organisation of the event.
5. Purposes of Personal Data Processing
Your personal data is processed in order to:
* register you for the selected event;
* administer the list of event participants;
* contact you regarding the event and provide organisational
information;
* ensure the proper organisation of the event;
* where necessary, carry out other functions directly related to the
organisation of the relevant event.
6. Legal Basis for Personal Data Processing
Personal data is processed in accordance with Regulation (EU) 2016/679
of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 (General
Data Protection Regulation – GDPR) and other applicable legislation
governing the protection of personal data.
The specific legal basis for the processing of personal data is
determined by the relevant data controller, taking into account its
functions, the nature of the event, and the purpose of the personal data
processing.
7. Personal Data Retention Period
Personal data collected during registration will be retained no longer
than necessary to achieve the purposes of registration administration,
communication with participants, and event organisation.
Where applicable legislation, a records management plan, or other
mandatory document retention requirements applicable to the relevant
data controller prescribe a longer retention period, personal data may
be retained for the period required by such legislation or other
mandatory requirements.
Upon expiry of the applicable retention period, personal data will be
deleted or destroyed, unless its continued retention is required by law.
8. Recipients of Personal Data
Your personal data may be accessed by the relevant event data controller
or controllers, authorised persons involved in organising the event, and
service providers whose services are necessary for event organisation
and registration administration.
The operator of the VeloxEntry registration platform processes personal
data as a data processor on behalf of and in accordance with the
instructions of the relevant data controllers.
Personal data will only be disclosed to other third parties where there
is a lawful basis for such disclosure or where disclosure is required by
applicable law.
9. Your Rights
In the cases provided for by the GDPR and other applicable legislation,
you have the right to:
* access your personal data;
* request the correction of inaccurate or incomplete personal data;
* request the deletion of your personal data;
* request the restriction of the processing of your personal data;
* object to the processing of your personal data where such a right
applies;
* exercise your right to data portability where applicable;
* withdraw your consent where a particular processing activity is based
on your consent.
To exercise your rights or obtain further information about the
processing of your personal data, you may contact the data controller
responsible for the relevant event or its Data Protection Officer using
the contact details provided above.
If you believe that your personal data is being processed in violation
of applicable data protection legislation, you also have the right to
lodge a complaint with the State Data Protection Inspectorate of the
Republic of Lithuania.
10. Acknowledgement
By submitting the registration form, I confirm that I have read and
understood this Privacy Policy and the information concerning the
processing of my personal data.
Plačiau apie asmens duomenų tvarkymą
PRIVATUMO POLITIKA
1. Bendra informacija
Šioje privatumo politikoje pateikiama informacija apie asmens duomenų
tvarkymą registruojantis ir dalyvaujant renginių ciklo renginiuose
spalio 19–23 dienomis.
Registracijos metu pateikti asmens duomenys tvarkomi registracijos
administravimo, dalyvių informavimo, komunikacijos ir renginių
organizavimo tikslais.
Priklausomai nuo renginio, į kurį registruojatės, Jūsų asmens
duomenų valdytojai yra žemiau nurodytos institucijos.
2. Duomenų valdytojai
Spalio 19–20 d. renginiai
Duomenų valdytojas – Lietuvos mokslo taryba (LMT)
Juridinio asmens kodas: 188716281
Adresas: Gedimino pr. 3, LT-01103 Vilnius
El. paštas: info@lmt.lt
Spalio 21 d. renginys
Duomenų valdytojai – Lietuvos Respublikos užsienio reikalų
ministerija (URM) ir Valstybinis mokslinių tyrimų institutas Fizinių
ir technologijos mokslų centras (FTMC).
Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministerija
Adresas: J. Tumo-Vaižganto g. 2, LT-01108 Vilnius
El. paštas: urm@urm.lt
Duomenų apsaugos pareigūnas:
J. Tumo-Vaižganto g. 2, LT-01108 Vilnius
El. paštas: urm@urm.lt
Valstybinis mokslinių tyrimų institutas Fizinių ir technologijos
mokslų centras (FTMC)
Juridinio asmens kodas: 302496128
Adresas: Savanorių pr. 231, LT-02300 Vilnius
El. paštas: info@ftmc.lt
Duomenų apsaugos pareigūnas:
Savanorių pr. 231, LT-02300 Vilnius
El. paštas: dap@ftmc.lt
Spalio 23 d. renginys
Duomenų valdytojas – Lietuvos mokslų akademija (LMA)
Juridinio asmens kodas: 111958852
Adresas: Gedimino pr. 3, LT-01102 Vilnius
El. paštas: prezidiumas@lma.lt
Duomenų apsaugos pareigūnas:
El. paštas: dap@lma.lt
3. Registracijos platforma „VeloxEntry“
Registracija į renginius vykdoma naudojantis „VeloxEntry“
registracijos platforma.
„VeloxEntry“ veikia kaip asmens duomenų tvarkytojas, o ne kaip
savarankiškas šioje registracijos formoje pateikiamų asmens duomenų
valdytojas. „VeloxEntry“ asmens duomenis tvarko duomenų valdytojų
vardu ir pagal jų nurodymus tiek, kiek tai būtina registracijos
platformos veikimui, registracijų administravimui ir susijusioms
techninėms paslaugoms suteikti.
„VeloxEntry“ nenaudoja registracijos metu pateiktų asmens duomenų
savo savarankiškais tikslais. Už asmens duomenų tvarkymo tikslų ir
teisinio pagrindo nustatymą, tvarkomų duomenų apimtį bei jų
saugojimo terminus atsako atitinkami aukščiau nurodyti duomenų
valdytojai.
„VeloxEntry“, kaip duomenų tvarkytojas, asmens duomenis saugo ir
(ar) kitaip tvarko tik tiek ir tokį laikotarpį, kiek tai būtina
paslaugoms duomenų valdytojams teikti bei jų nurodymams vykdyti,
išskyrus atvejus, kai ilgesnio duomenų saugojimo reikalauja taikomi
teisės aktai.
4. Kokie asmens duomenys tvarkomi?
Tvarkomi tie asmens duomenys, kuriuos pateikiate registracijos formoje,
pavyzdžiui:
* vardas ir pavardė;
* atstovaujama organizacija / institucija;
* pareigos, jei jų prašoma registracijos formoje;
* elektroninio pašto adresas;
* telefono numeris, jei jo prašoma registracijos formoje;
* informacija apie pasirinktą renginį ar renginius;
* kita informacija, kurią pateikiate registracijos formoje ir kuri yra
būtina renginio organizavimui.
5. Duomenų tvarkymo tikslai
Jūsų asmens duomenys tvarkomi siekiant:
* užregistruoti Jus į pasirinktą renginį;
* administruoti renginio dalyvių sąrašą;
* susisiekti su Jumis dėl renginio ir pateikti organizacinę
informaciją;
* užtikrinti tinkamą renginio organizavimą;
* prireikus įgyvendinti kitas su konkretaus renginio organizavimu
tiesiogiai susijusias funkcijas.
*
6. Duomenų tvarkymo teisinis pagrindas
Asmens duomenys tvarkomi vadovaujantis 2016 m. balandžio 27 d. Europos
Parlamento ir Tarybos reglamentu (ES) 2016/679 (Bendruoju duomenų
apsaugos reglamentu, BDAR) ir kitais taikomais asmens duomenų apsaugą
reglamentuojančiais teisės aktais.
Konkretus asmens duomenų tvarkymo teisinis pagrindas nustatomas
atitinkamo duomenų valdytojo, atsižvelgiant į jo funkcijas, renginio
pobūdį ir asmens duomenų tvarkymo tikslą.
7. Duomenų saugojimo terminas
Registracijos metu surinkti asmens duomenys saugomi ne ilgiau, nei
būtina registracijos administravimo, komunikacijos su dalyviais ir
renginio organizavimo tikslams pasiekti.
Jeigu atitinkamam duomenų valdytojui taikomi teisės aktai,
dokumentacijos planas ar kiti privalomi dokumentų saugojimo
reikalavimai nustato ilgesnį saugojimo terminą, duomenys gali būti
saugomi tokį teisės aktuose ar kituose privalomuose dokumentuose
nustatytą laikotarpį.
Pasibaigus taikomam saugojimo terminui, asmens duomenys ištrinami arba
sunaikinami, išskyrus atvejus, kai juos toliau saugoti reikalauja
teisės aktai.
8. Duomenų gavėjai
Jūsų asmens duomenis gali gauti atitinkamo renginio duomenų
valdytojas ar valdytojai, renginio organizavime dalyvaujantys įgalioti
asmenys bei paslaugų teikėjai, kurių paslaugos būtinos renginiui ir
registracijai administruoti.
Registracijos platformos „VeloxEntry“ operatorius asmens duomenis
tvarko kaip duomenų tvarkytojas duomenų valdytojų vardu ir pagal jų
nurodymus.
Duomenys tretiesiems asmenims kitais tikslais teikiami tik tuomet, kai
tam yra teisėtas pagrindas arba tai privaloma pagal teisės aktus.
9. Jūsų teisės
BDAR ir kitų taikomų teisės aktų nustatytais atvejais Jūs turite
teisę:
* susipažinti su apie Jus tvarkomais asmens duomenimis;
* reikalauti ištaisyti netikslius ar neišsamius asmens duomenis;
* reikalauti ištrinti asmens duomenis;
* reikalauti apriboti asmens duomenų tvarkymą;
* nesutikti su asmens duomenų tvarkymu, kai tokia teisė taikoma;
* pasinaudoti teise į duomenų perkeliamumą, kai tokia teisė
taikoma;
* atšaukti sutikimą, jeigu konkretus duomenų tvarkymas grindžiamas
Jūsų sutikimu.
Norėdami pasinaudoti savo teisėmis arba gauti daugiau informacijos
apie asmens duomenų tvarkymą, galite kreiptis į konkretaus renginio
duomenų valdytoją arba jo duomenų apsaugos pareigūną aukščiau
nurodytais kontaktais.
Jeigu manote, kad Jūsų asmens duomenys tvarkomi pažeidžiant teisės
aktų reikalavimus, taip pat turite teisę pateikti skundą Valstybinei
duomenų apsaugos inspekcijai.
10. Patvirtinimas
Pateikdamas (-a) registracijos formą patvirtinu, kad susipažinau su
šia Privatumo politika ir informacija apie mano asmens duomenų
tvarkymą.