Gidas
Registracija 1000 dalyvių konferencijai: praktinis planas
Kas turi būti padaryta 8 savaites, 2 savaites ir 1 dieną prieš renginį. Ir kaip renginio rytą 1000 žmonių įeina be eilės.
Nuo ko pradėti
1000 dalyvių konferencijoje registracija yra ne forma, o procesas. Jis prasideda kvietimu ir baigiasi tuo, kad žmogus įeina į salę su kortele. Jei bent viena grandis vyksta atskiroje sistemoje, renginio rytą atsiranda eilė.
Todėl pirmas sprendimas: vienas dalyvių sąrašas visiems darbams. Registracija, laiškai, bilietai, check-in ir kortelės turi naudoti tą patį sąrašą. Tada pakeitimas vienoje vietoje matomas visur.
8 savaitės iki renginio
- Dalyvių kategorijos. Dalyvis, pranešėjas, partneris, spauda, VIP. Kategorija lemia, kokį laišką žmogus gauna ir kokios spalvos bus jo kortelė.
- Registracijos forma. Vardas, pavardė, el. paštas, įmonė, pareigos. Kiekvienas papildomas laukas mažina registracijų skaičių. Klauskite tik to, ko tikrai reikės kortelei ar ataskaitai.
- Kortelės maketas. Nuspręskite dabar, ne savaitę prieš renginį. Nuo maketo priklauso, kokius laukus rinkti formoje.
- Bilietai. Jei bilietai parduodami kitoje sistemoje, sujunkite ją su registracija. Pirkėjai turi patekti į tą patį sąrašą automatiškai.
4–2 savaitės iki renginio
- Kvietimai ir RSVP. Kvietimus siųskite bangomis: VIP ir pranešėjams pirmiems, tada visiems. RSVP parodo, kiek žmonių realiai atvyks.
- QR bilietai. Kiekvienas dalyvis gauna asmeninį QR kodą el. paštu ir į Apple ar Google Wallet. Wallet svarbus: žmogui nereikia ieškoti laiško prie įėjimo.
- Priminimai. Vienas priminimas savaitę prieš ir vienas dieną prieš. Dienos prieš laiške: adresas, laikas, QR ir kur registracija.
Renginio dienos planas 1000 dalyvių
Didžioji dalis žmonių ateina per paskutines 30–45 minutes prieš pradžią. Mūsų praktikoje tai apie pusė visų dalyvių. 1000 dalyvių renginyje tai reiškia apie 500 žmonių per pusvalandį.
| Būdas | Kiek laiko vienam žmogui | Ko reikia 500 žmonių per 30 min. |
|---|---|---|
| Iš anksto atspausdintos kortelės ant stalo | 30–60 s: paieška pagal abėcėlę | 8–16 žmonių prie stalų |
| Check-in telefonu, kortelė iš dėžės | 20–30 s | 6–8 žmonės |
| Savitarnos kioskai su spausdinimu | iki 15 s | 5 kioskai ir 1–2 žmonės |
Kiek tiksliai kioskų reikia jūsų renginiui, paskaičiuokite kioskų skaičiuoklėje.
Walk-in svečiai
1000 dalyvių renginyje visada bus žmonių be registracijos. Paprastai tai 3–8 %. Jiems reikia atskiro kelio: kioske užpildo trumpą formą, ir kortelė atspausdinama iškart. Kortelė atrodo taip pat, kaip visų kitų.
Kas gali nutikti ir ką daryti
- Dingsta internetas. Check-in turi veikti ir be ryšio. Grįžus ryšiui duomenys susisinchronizuoja.
- Pasikeitė pranešėjas ar pareigos. Pataisykite dashboard ir atspausdinkite naują kortelę vietoje.
- Užstrigo popierius. Prie kioskų turi būti žmogus, kuris žino spausdintuvus. Ne savanoris, kuris juos mato pirmą kartą.
Po renginio
Atvykimų duomenys yra vertingiausia ataskaitos dalis. Kiek užsiregistravo, kiek atėjo, kada buvo pikas, kurios kategorijos neatvyko. Eksportuokite juos į CRM tą pačią savaitę, kol kontaktai dar „šilti“.
Dažni klausimai
Kiek laiko užtrunka pasiruošti 1000 dalyvių registracijai?
Registracijos puslapį galima paleisti per vieną dieną. Visam procesui su kvietimais, bilietais ir kioskais rekomenduojame bent 4 savaites.
Ar reikia spausdinti korteles iš anksto?
Nebūtina. Kai kortelė spausdinama atvykus, nereikia rūšiuoti ir nelieka nepanaudotų kortelių tiems, kurie neatėjo.
Kiek žmonių reikia registracijai renginio vietoje?
Su savitarnos kioskais užtenka 1–2 žmonių. Su iš anksto atspausdintomis kortelėmis 1000 dalyvių renginiui reikia 8–16 žmonių.
Planuojate renginį?
Parašykite datą, dalyvių skaičių ir vietą. Pasiūlymą atsiųsime per vieną darbo dieną.