Renginio akreditacijos kontrolinis sąrašas

1. Kategorijos

• Surašykite visas kategorijas: dalyvis, pranešėjas, partneris, spauda, VIP, organizatorius, techninis personalas, savanoris.
• Kiekvienai kategorijai nuspręskite, kas ją patvirtina. Spaudą dažnai tvirtina komunikacijos komanda, partnerius pardavimai.
• Nuspręskite, ar kategoriją žmogus renkasi pats, ar ją priskiria organizatorius. Spaudai ir VIP visada priskiria organizatorius.

2. Zonos

• Pažymėkite plane visas zonas: pagrindinė salė, VIP zona, spaudos zona, užkulisiai, partnerių zona.
• Sudarykite lentelę: kuri kategorija į kurią zoną patenka.
• Kiekvienai zonai paskirkite atsakingą žmogų ir įėjimo kontrolės būdą: apsauga pagal spalvą arba QR skenavimas.

3. Registracija ir patvirtinimas

• Forma renka tik tai, ko reikia akreditacijai: vardas, pavardė, įmonė, pareigos, kategorija. Spaudai ir leidinio pavadinimas.
• Kategorijoms su patvirtinimu žmogus gauna laišką „Paraiška gauta“, o QR bilietą tik po patvirtinimo.
• Nustatykite paraiškų pabaigos datą. Po jos naujos paraiškos tvirtinamos tik rankiniu būdu.
• Jei renginiui reikia asmens tapatybės patikrinimo, nuspręskite, kas ir kaip tikrina prie įėjimo. Nerinkite dokumentų numerių, jei be jų galima apsieiti.

4. Kortelės

• Kiekviena kategorija turi savo spalvą, matomą iš toli.
• Zonos pažymėtos kortelėje raidėmis ar piktogramomis, jei apsauga tikrina akimis.
• Kortelė spausdinama atvykus. Tada pasikeitusi kategorija ar zona patenka į kortelę automatiškai.
• Atsarginės kortelės ir spausdintuvas prie akreditacijos stalo.

5. Renginio diena

• Apsauga ir savanoriai gavo kategorijų ir zonų lentelę prieš atidarymą.
• Yra vienas žmogus, kuris gali pakeisti kategoriją vietoje. Ne penki.
• Atskiras kelias pranešėjams ir VIP, kad jie nestovėtų bendroje eilėje.
• Check-in veikia ir be interneto.
• Walk-in svečiams aišku, kurią kategoriją jie gauna.

6. Po renginio

• Ataskaita pagal kategorijas: kiek akredituota, kiek atvyko, kiek neatvyko.
• Spaudos atstovų sąrašas komunikacijos komandai.
• Duomenų saugojimo terminas pagal jūsų privatumo politiką. Nereikalingi duomenys ištrinami.